Az irodán kívüli üzenet egy tömör szöveg, amely a legfontosabb tényeket közvetíti: meddig lesz elérhetetlen, mikor várhatják a kapcsolattartók a válaszát, (opcionálisan) mi a távollétének oka, és ha szükséges, személyes megjegyzés. Gyakran hasznos vagy akár szükséges is egy hivatkozás másik e-mail címre, például az egyik kollégáéra.

Egy dolog biztos: az irodán kívüli válasz a jó e-mail kommunikáció standard része. E-mail szolgáltatójának vagy programjának automatikus válasz funkciójával állítható be – csak ne felejtse el kikapcsolni, amikor visszaérkezik!

Hogy mi tartozik az irodán kívüli üzenet szövegébe, az a kontextustól függ. Míg egyes cégek hivatalos választ várnak, máshol általában apró személyes elemekkel dobják fel a szöveget. Elvileg azonban az irodán kívüli üzenet nem személyre szabott – hanem automatizált. Nem az a fontos, hogy mit mond, hanem az, hogy hogyan mondja, hiszen nem akar felbosszantani vagy megbántani senkit, aki megpróbál kapcsolatba lépni Önnel.

Természetesen mindig támaszkodhat a sablonokra, amikor az irodán kívüli választ szerkeszti. De hogyan fogalmazza meg a tökéletes üzenetet?

Irodán kívüli üzenet: lépésről lépésre

Cím

A címben szokás egyszerűen az „Irodán kívül” feliratot feltüntetni. Így mindenki tudja, hogy az automatikus válasz kézhezvétele után nem áll rendelkezésre.

Üdvözlés

Kezdje az irodán kívüli üzenetét egy üdvözlettel, vagy meg is köszönheti a beérkező üzenetet. A kettő kombinációja is lehetséges.

Példa:

• Tisztelt Hölgyem/Uram!
• Köszönöm az üzenetét!
• Üdvözlöm! Köszönöm az üzenetét!

Elérhetőség

A szöveg második sorában adja meg a legfontosabb információkat: az időpontot, amikor újból elérhető lesz, valamint a távollétének okát. Ha határozatlan ideig van távol, akkor elegendő csak megnevezni az okot. Az arról szóló információ, hogy mikor lesz ismét elérhető, jobb benyomást kelt annál, ha a távolléte időtartamát adja meg.

Példa:

• Jelenleg irodán kívül tartózkodom. Szabadságon vagyok. Üzenetére a visszaérkezésem után, hétfőn, ÉÉ/HH/NN óra:perckor válaszolok.
• Hétfőn, ÉÉ/ HH/NN, óra:perckor leszek újból elérhető az irodában.

Nincs átirányítás

Ha e-mailjeit nem irányítja át, vagy egy kolléga sem tudja őket megtekinteni, akkor fontos ezt az információt is megosztani. Az ügyfélkörtől függően hasznos lehet megadnia az okát vagy kifejeznie a sajnálatát.

Példa:

• Üzenete nem kerül automatikus átirányításra.
• Titoktartási okokból üzenete nem kerül átirányításra.
• Üzenete nem kerülhet átirányításra. Megértését kérem.

Hivatkozás

Ha kollégája képviseli, akkor az e-mail címére és/vagy telefonszámára irányíthatja át kapcsolattartóját. Az a kérés, hogy csak sürgős esetekben használja ezt a lehetőséget, segíthet kiszűrni a kisebb ügyeket.

Példa:

• Bármilyen kérdéssel bátran forduljon A KOLLÉGÁMHOZ: kollega@pelda.com.
• Sürgős esetben, kérem, vegye fel a kapcsolatot A KOLLÉGÁMMAL: kollega@pelda.com.
• Vészhelyzet esetén, kérem, hívja a következő számot: XXXX.

Befejezés

Az üzenet befejezéséhez használhat egyszerű befejezést. Bár az irodán kívüli válaszban az is meglehetősen gyakori, hogy teljesen elhagyják azt.

Példa:

• Köszönettel, NÉV
• Üdvözlettel/Tisztelettel, NÉV

Személyre szabott megjegyzések – Szabja testre az irodán kívüli üzenetét

Az irodán kívüli üzenetének nem kell annyira hivatalosnak lennie, mint a fenti példáknak. Számos területen például szívélyesebben is foglalkozhat az ügyfeleivel. A kollégák körében ez különösen igaz, ha az e-mail kommunikáció a vállalaton belül korlátozott, így egyébként is csak a kollégái olvasnák el az üzenetet. Számos külső üzleti partner mellett is gyakori a „gyors” válasz. Itt megmutatjuk, hogyan szabhatja személyre az irodán kívüli választ, és mely részeket érdemes elhagynia.

Mit tehet?

Ami a stílust illeti, maga döntheti el, hogy mi felel meg a cégéhez. Ne feledje, hogy felettesei ugyanazt az irodán kívüli üzenetet kaphatják meg, mint kollégái, akikkel nyugodtabb hangot tart fenn. Vegye figyelembe ezeket a tippeket.

Mit hagyjon el?

Az irodán kívüli üzenetek alapvetően hivatalos megszólítások. Bizonyos stíluseszközök túllőhetnek a célon. Megmutatjuk, mely hibákat érdemes mindenképpen elkerülni.

Sablonok

Általános, hivatalos, irodán kívüli válasz

Tisztelt Hölgyem/Uram!

Köszönöm az üzenetét! Jelenleg szabadságon vagyok és MM/DD/YY ÉÉ/HH/NN-án leszek újra elérhető az irodában.

Titoktartási okokból üzenete nem kerül átirányításra. Sürgős esetben, kérem, vegye fel a kapcsolatot A KOLLÉGÁMMAL: kollega@pelda.com.

Tisztelettel,NÉV

Hivatkozással ellátott hivatalos, irodán kívüli válasz ügyfelek számára

Üdvözlöm!

Köszönöm az üzenetét! Jelenleg szabadságon vagyok és nem rendelkezek hozzáféréssel az e-mail üzeneteimhez. Kérem, vegye fel velem a kapcsolatot ÉÉ/DD/NN-án a visszaérkezésem után. Addig KOLLÉGA kollégám képvisel engem, akit elérhet a kollega@pelda.com e-mail címen vagy a XXX-XXXX telefonszámon keresztül. Örömmel segít Önnek. Köszönöm megértését!

Tisztelettel,NÉV

Informális, irodán kívüli válasz kollégák részére

Kedves Kollégák!

Ha ezt az e-mailt olvassátok, szabadságon vagyok. Ne izguljatok – ÉÉ/HH/NN-án ismét elérhető leszek! KOLLÉGA (kollega@pelda.com) beleegyezett, hogy addig helyettesít engem. Sürgős esetben, kérlek, vegyétek fel a kapcsolatot vele.

Legyetek egészségesek, mindenki! Hozok nektek valamit Argentínából – ígérem!

Sziasztok!NÉV

Informális, irodán kívüli válasz ügyfelek részére

Kedves Ügyfelünk!

Köszönöm az üzenetét! Jelenleg szabadságon vagyok és ÉÉ/HH/NN-án leszek újból elérhető. Sajnos ez idő alatt nem rendelkezem hozzáféréssel az e-mail fiókomhoz. Kérem, sürgős esetben vegye fel a kapcsolatot KOLLÉGA kollégámmal (kollega@pelda.com). Üzenete nem kerül azonnali átirányításra. Megértését köszönöm!

A mihamarabbi viszontlátásra!

Üdvözlettel, NÉV

Az irodán kívüli üzenet használatával járó kockázatok

Az irodán kívüli üzenet használata a szokásos, professzionális e-mail kommunikáció része. Azonban elengedhetetlen kétszer is átgondolni az üzenetben megosztott információkat.

(x)