Szabályoznia kell a munkahelyi elektronikus levelezés kezelését és ellenőrzését a munkaadónak. Például azt is, hogy lehet-e használni magáncélra a céges email fiókot. A részletekről Szopkóné dr. Horváth Ildikó ügyvédet kérdeztük.
A munkaadótól függ, hogy ki, mire használhatja a céges emailt. Ha úgy dönt, hogy engedélyezi, érdemes erre belső szabályzatot készíteni - hangsúlyozta a WTS Klient partnere.
A szabályzatnak alapvetően 4 fő területet kell lefednie:
rögzíteni kell, hogy a munkavállaló a munkavégzés céljából használt email fiókot csak munkára, vagy magáncélra is használhatja
tartalmaznia kell a biztonsági másolat szabályait
emailek törlésének menetét
az ellenőrzés szabályait részletesen ismertetni kell a munkavállalóval.
Szopkóné dr. Horváth Ildikó felhívta a figyelmet arra, hogy a munkáltató jogosult ellenőrizni a céges levelezési rendszert, de tudatni kell, hogy milyen módon teszi ezt.
Ha úgy dönt, hogy engedélyezi a magáncélú levelezést, figyelni kell arra, hogy ezekbe az emailekbe ne tekintsen be.
A magáncélú levelezés esetében gondoskodni kell arról is, hogy olyan tárhelyre kerüljön, ahonnan nem készül majd biztonsági mentés.