Mint írták, a közfeladatot ellátó szervek kezelésében lévő iratok jogszerű selejtezésére – legyen szó papíralapú vagy elektronikus adathordozóról – kizárólag az irányadó jogszabályokban részletesen meghatározott módon és feltételekkel kerülhet sor, megfelelő engedélyezéssel, levéltári jóváhagyással és jegyzőkönyvvezetéssel.
Kiemelték: az államháztartási, illetve a számviteli szabályok a kötelezettségvállalások, a pénzmozgások, az azokra vonatkozó dokumentumok jogszabályban meghatározott időpontig történő megőrzéséről rendelkeznek, azokat nem lehet jogszerűen törölni, selejtezni ezen időpont előtt.
Felhívták a figyelmet arra: a közérdekű adatok nyilvánosságáról szóló törvényi rendelkezések megszegésével a közérdekű adatok hozzáférhetetlenné tétele megvalósíthatja a Büntető törvénykönyv „közérdekű adattal visszaélés” bűncselekmény törvényi tényállását. Emellett a közérdekű és közérdekből nyilvános adatok megismerhetőségét, illetve az arra vonatkozó adatkiadási, illetve tájékoztatási kötelezettséget akadályozó, azt ellehetetlenítő magatartás megalapozhatja fegyelmi, munkajogi felelősség megállapítását is.
A NAIH hangsúlyozta, nem áll rendelkezésére információ arról, hogy az egyes közfeladatot ellátó szerveknél valóban iratmegsemmisítésbe kezdtek volna. Ugyanakkor – mint az információszabadság érvényesülését is felügyelő intézmény – alkotmányos kötelessége felhívni a közfeladatot ellátó szervek figyelmét arra, hogy a kezelésükben lévő közérdekű és közérdekből nyilvános adatok és azok adathordozói csak a közérdekű, illetve közérdekből nyilvános adatok és a köziratok kezelésére irányadó szabályozással összhangban törölhetőek, illetve semmisíthetőek meg.